Økonomiske forhold ved studentproduksjoner

1. Budsjett/regnskap

4.1 Budsjett/regnskap

Ansvarlig student for produksjonen skal sørge for at det lages og leveres en kalkyle som utgjør grunnlaget for det totalbudsjettet man søker om (søknad skal leveres på eget skjema).

I alle økonomisammenhenger skal produksjonens prosjektnummer (arbeidsordrenummer) benyttes. Prosjektnummer tildeles når produksjonen er godkjent av Filmskolen.

Ansvarlig student skal føre regnskap over alle utgifter.

Ansvarlig student skal sørge for at det finnes en mappe/en perm der kopi av alle bilag er satt inn. Originale oppgjør/fakturaer, som er attestert av ansvarlig student for produksjonen, skal leveres i posthyllen til Filmskolens økonomimedarbeider. Alle oppgjør og reiseregninger skal fylles ut med penn (blå el. svart). Beløp og summer skal ikke avrundes.

Den ansvarlige studenten har ansvaret for at tildelt budsjett benyttes etter forutsetningene, samt innenfor Filmskolens regler og ellers innenfor god skikk for økonomiske disposisjoner. Ethvert tvilstilfelle om hvilke økonomiske disposisjoner som skal kunne gjøres, forelegges Filmskolen.

4.2 Avtaler

Det skal alltid foreligge skriftlige avtaler mellom Filmskolen og den enkelte medarbeider på produksjonen. Dette gjelder alle medarbeidere, uavhengig om de skal motta godtgjørelse for oppdraget i form av honorar, lønn, ved faktura og/eller kostgodtgjørelse. Ansvarlig student skal sørge for at medarbeiderne får utbetalt lønn, evt. diett, og får refundert alle sine utlegg i forbindelse med produksjonen snarest mulig etter at oppdraget er avsluttet. Det er ikke lov å betale ut lønn via kontantkasse (se under). Lønn skal alltid utbetales via Høgskolen i Innlandet/Staten.

4.3 Bestillinger/kjøp

Ansvarlig student er ansvarlig for alle forhold knyttet til studentproduksjonen-/øvelsen, inkl. alle økonomiske disposisjoner.

Ansvarlig student (og de andre studentene på teamet) må påregne å måtte legge ut for en del utgifter selv, samt i visse tilfeller også påregne å ikke få refundert alle utgifter de har til en produksjon.

Ansvarlig student kan gis fullmakt (i form av et fullmaktsbrev) fra skolen til å bestille varer og tjenester til produksjonen som faktureres Filmskolen direkte. Filmskolens administrasjon lager en slik fullmakt etter henvendelse fra ansvarlig student.

Det er ikke sikkert at alle butikker vil godta en slik fullmakt. Butikker på Lillehammer godtar den som oftest. Da må dere enten legge ut, få en rekvisisjon av Filmskolens økonomimedarbeider eller benytte en annen butikk. Ved større produksjoner kan ansvarlige studenter søke om forskudd, og motregne med originalbilag.

Når dere bestiller på faktura skal produksjonens prosjektnummer og studentens navn samt aktuelt budsjettnummer oppgis som referanse på fakturaen. Korrekt fakturaadresse fås av administrasjonen.

Produksjonen blir belastet for forbrukt materiell tatt ut på Filmskolen, eller utlånt materiell fra Filmskolen som ikke leveres tilbake.

Innkjøp av gjenstander med varig verdi (over kr 500)

Innkjøp av gjenstander til over kr 500 som ikke forbrukes under produksjonen, er definert som gjenstander med ”varig verdi”.

Disse gjenstander må registreres, og kan selges til høyest mulig pris etter bruk. Salgsprisen blir godskrevet filmens regnskap.

4.4 Fakturaer

Fakturaer/andre bilag skal godkjennes av ansvarlig student i form av underskrift på selve fakturaen/bilaget. Filmskolens ledelse godkjenner gjennom attestasjon og anvisning.

4.5 Kontantkasse

Det er kun til utvalgte produksjoner, obligatoriske fellesøvelser og eksamensfilm, at ansvarlig student vil bli gitt muligheter til å disponere kontanter i form av en kontantkasse. Disse overføres fra Filmskolen til egen bankkonto opprettet til formålet etter at ansvarlig student har undertegnet en avtale med Filmskolen om kontantkassen/forskudd; se pkt. 3.3.

4.6 Diverse andre forhold knyttet til studentproduksjoner-/øvelser med økonomisk betydning

4.6.1 Uhell/ulykker
Hvis en ulykke skulle medføre skade på personer, må politiet og ev. ambulanse tilkalles øyeblikkelig, og Filmskolen orienteres så snart som overhodet mulig.

Hvis en bilskade medfører skade på andre biler, må skadeskjema fylles ut, og Filmskolen orienteres.

Ansvarlig student har ansvaret for å følge opp slike saker.

4.6.2 Forsikring
Staten er selvassurandør. Dette betyr at ansvarlig student ikke kan tegne, og at Filmskolen ikke kan betale, forsikring på ting som lånes/leies.

Lånte eller leide biler og andre dyre gjenstander må sjekkes nøye om det er skader på bilen/gjenstanden før dere overtar den. Hvis det er skader eller andre defekter ved bilen/gjenstanden, må dette skriftlig dokumenteres med utleier/utlåner.

Reiseforsikring; se pkt. 3.1.1.

4.6.3 Kjøp/leie fra Filmskolens studenter eller ansatte
Det er ikke tillatt å leie/kjøpe ting fra Filmskolens studenter eller ansatte, deres nære familie, eller deres firma. Filmskolen vil derfor aldri refundere slike utgifter.

4.6.4 Mat/drikke
Filmskolens studenter vil ikke få refundert utgifter til egen mat/drikke eller få diett, verken ved studentproduksjoner eller i andre sammenhenger

Filmskolen tilbyr studentene frokost, i utgangspunktet mandag – fredag. Dette er et tilbud, og ingen rettighet. Linjene har, på omgang ansvar for å handle mat, sette ut og rydde opp. Egne liste vil bli slått opp. Utlegg refunderes etter fremlagte kvitteringer (max grense).

NB- det er gjort en midlertidig pause med denne ordningen pga av uhygienske forhold sist år.

Filmskolen vurderer å gjenopprette ordningen etter dialog med begge studentkull etter høstens oppstart.

Staben på produksjoner kan enten påspanderes mat/drikke eller motta kostgodtgjørelse.

4.6.5 Bruk av privat telefon
Filmskolens studenter vil få refundert telefonutgifter knyttet til gjennomføringen av produksjonen i innspillingsmåneden og måneden før. Det må leveres en detaljert spesifikasjon der hvilke samtaler som er knyttet til produksjonen er avmerket.

4.6.6 Parkeringsbøter, fartsbøter og andre forseelser
Filmskolen betaler aldri denne type bøter og gebyrer. Studenten, eller eksternt personell knyttet til produksjoner, må dekke slike kostnader selv.

4.6.7 Utgifter til brennevin, vin, øl, sigarer, sigaretter og lignende
Filmskolen refunderer ikke denne type utgifter, uansett i hvilken sammenheng disse tingene er benyttet.