Høgskolen i Innlandet er som statlig institusjon såkalt selvassurandør, som betyr at det ikke er tegnet tradisjonell forsikring på utstyret vårt. Om noe skulle skje med skolens utstyr, må skolen selv stå for finansiering til å eventuelt erstatte det.
I praksis betyr det at vi ikke har noen garanti for å kunne erstatte ødelagt utstyr på kort varsel – derfor er det viktig at alle brukere behandler utstyret med stor omtanke.
Utstyr vil kun bli lånt ut til studenter som har fått opplæring på det aktuelle produkt, selv om studenten har kunnskap og erfaring med utstyret fra andre skoler/praksis. Kurs og opplæring holdes kontinuerlig gjennom studietiden, og omfatter teknisk opplæring på utstyr og praktiske sikkerhetskurs. Opplæringen gis av skolens ansatte og av eksterne instruktører. Formålet er å ivareta sikkerheten for studentene og skolens utstyr. Studentene er selv ansvarlig for å lese/gjennomgå brukerhåndbøker og annen tilgjengelig dokumentasjon. Dette for å få tilstrekkelig kunnskap om utstyret for å unngå unødvendig slitasje og skader. Dokumentasjon, brukermanualer, og mye nyttig materiale ang utstyret, kan hentes ned fra utstyrsprodusentenes nettsider.
Alle studentene har tilgang på «lett» produksjonsutstyr etter gjennomgåtte kurs. «Lett utstyr» er f.eks. enkle videokamera eller tilsvarende, en mikrofon, enkle lydopptakere og lysbag. Tyngre utstyr som filmkamera med tilbehør, profesjonelle videokamera, store lyskastere og multispors lydopptakere er forbeholdt studenter på de linjer hvor det gis undervisning i bruk av dette.
Forbruksmateriell og/eller kostnad ved mistet/ødelagt utstyr vil bli belastet produksjonen når produksjonen har eget budsjett.
Utsjekk/innsjekk av utstyr
All utsjekk/innsjekk av utstyr og forbruksmateriell skal gjøres innenfor normal arbeidstid. Utsjekk/ innsjekk skal avtales med utstyrsansvarlig.
Ved utsjekk skal alt og utstyret tas fram av student og settes i ordnet rekkefølge ut på lagergulv med synlige barkoder (Lillehammer).
Låntager er personlig ansvarlig for utstyret, og skal være til stede også ved innsjekk. Låntager får kopi av utstyrsbestillingen.
Ved innsjekk skal alt utstyr være rengjort og talt opp. Feil og mangler skrives på feilmeldingsskjema. (Se punkt 1.4.) Låntager skal være til stede under hele innsjekken.
Utstyret skal senest leveres ved lånetids utløpsdato. Dersom låntager er forhindret i å levere utstyret selv, skal utstyrsansvarlig varsles om dette. Det bestemmes da om innlevering skal gjøres på et senere tidspunkt, eller om låntaker skal gjøre en avtale med en annen student i egen faggruppe om innlevering. (Eks.: en fotostudent får en annen fotostudent til å levere utstyret.)
Utsjekk/innsjekk av utstyr mellom Lillehammer/Oslo
Dersom teknisk utstyr skal hentes fra teknisk lager på Lillehammer til Oslo eller omvendt, skal utstyrsbestillingen være godkjent av teknisk avdeling før den kan registreres i skolens bestillingssystem. Låntaker skal være fysisk til stede på utsjekkssted og signere ved utsjekk og innsjekk. Små utstyrspakker kan være aktuelle for sending uten fysisk oppmøte.
Oppbevaring
Utstyr som er sjekket ut skal oppbevares forsvarlig (les: innelåst når det ikke er i bruk). Filmkameraer, utstyr tilhørende kameraene, monitorer, optikk etc. skal være innelåst i fotorommene (Lillehammer) eller utstyrsrom (Oslo) når de ikke er i bruk. Annet utstyr som ikke er i bruk, lys, grip, strøm etc skal plasseres i slusene hvis mulig (Lillehammer).
Ved oppbevaring av utstyr på location, skal det samme kamerautstyret oppbevares i lokaler der det er personer til stede også om natten. Lys, grip, strøm etc. skal oppbevares i låste og sikre lokaler og/eller områder. Disse lokalene/områdene skal kvalitetssikres av sikkerhetsansvarlig for prosjektet eller teknisk leder.
Feilmelding/skade
Dersom utstyr ikke fungerer tilfredsstillende eller slutter å virke, skal det leveres utfylt feilmeldingsskjema for utstyret til lageransvarlig. Feilmeldingsskjema finnes i hylle ved teknisk lager. Utstyret blir reparert så fort det lar seg gjøre. Dersom utstyret sendes bort for service i en lengre periode vil det bli erstattet med tilsvarende løsning hvis mulig.
NB! Teknisk avdeling er avhengig av at feil rapporteres for å kunne starte utbedring av feil, så vær rask med å levere feilmeldingsskjema. Gir du oss en presis beskrivelse av feilen kan du hjelpe oss med å få utstyret raskt i stand!
Feilmeldingsskjema fylles ut når en feil oppdages, og leveres i utfylt stand ved innsjekk.
Ved skade på utstyr, eller dersom utstyr er mistet/stjålet, skal låntaker ved innsjekk levere en skriftlig rapport på feilmeldingsskjemaet som beskriver hendelsesforløpet i detalj.
Ved tyveri/tap skal det i tillegg straks meldes til politi, og kopi av anmeldelsen sammen med ferdig utfylt skademeldingsskjema leveres ved innsjekk. Er utstyr mistet/tapt skal låntaker ettersøke grundig for å finne utstyret. Tiltakene som er iverksatt for å finne utstyret skal beskrives i den skriftlige rapporten.
Låntakers plikter og ansvar
Det er låntakers ansvar å sørge for at utlånt utstyr innleveres innen fastsatt tid, og at utstyret benyttes på en forsvarlig måte.
Det er låntakers ansvar å sette seg inn i og følge de retningslinjer som gjelder for lån, bruk og oppbevaring av utstyr.
Det anses som brudd på Filmskolens retningslinjer for utlån av teknisk utstyr når:
- tidsfristen for innlevering ikke overholdes.
- utstyret innleveres med skade uten at skriftlig rapportering vedlegges.
- utstyr er tapt/stjålet/mistet uten at gjeldende skriftlig rapportering vedlegges.
- utstyr er tapt/skadet/stjålet grunnet skjødesløshet.
Låntaker er, etter alminnelige regler om erstatningsplikt, ansvarlig for utstyr som vedkommende låner. Låntaker kan stilles økonomisk ansvarlig for tap og skade på utstyr som skyldes brudd på Filmskolens retningslinjer for utlån av teknisk utstyr.
Ved brudd på Filmskolens retningslinjer skal utstyrsansvarlig varsle skolens ledelse (teknisk leder, undervisningsleder og administrasjonsleder).
Skolens ledelse vil i hvert enkelt tilfelle avgjøre hvilken konsekvens dette får.
Undervisningsutstyr
Utstyr som skal sjekkes ut og brukes i forbindelse med undervisning tas ut av én student på gruppa med mindre annet er avtalt. Denne personen har også ansvar for at utstyret blir levert inn til avtalt tid.
Innlevering
Alt utstyr som leveres inn, skal være rengjort, telt opp i henhold til utstyrslister, pakket og ordnet. Feil/skademeldinger skal være ferdig utfylt FØR innsjekk starter.
Utstyret skal tas ut av utstyrsbur og settes pent fram på lagergulvet med åpne lokk og synlige barkoder.
Dersom dette ikke er i orden og ansvarlig student ikke har oversikt, vil innsjekk bli stoppet utsatt til dette er i orden.
Ved større produksjoner (som eksamensfilm) vil dette bety at neste gruppe kan bli forsinket i sin produksjon. Utstyr som ikke er sjekket inn av én låntaker skal ikke overleveres nestemann før dette er sjekket inn og ut igjen av teknisk avdeling.
Sikkerhet
Ved forarbeid til en produksjon skal befaring på location foretas sammen med prosjektets sikkerhetsansvarlig (kursleder/line producer/annen utnevnt). Spesielle opptak som medfører mulig risiko – bruk av røyk, pyroteknikk, arbeid i høyden, der hvor barn er involvert, bruk av våpen, bil, vei, vann, nattopptak, SFX, og lignende skal avklares med sikkerhetsansvarlig. Befaring og gjennomgang av spesielle opptak gjennomføres for å ivareta sikkerheten for skuespillere, stab og utstyr.
Tekniske produksjonsrom
All bruk av Filmskolens tekniske produksjonsrom som studioer, bearbeidingsrom og kino skal bestilles på forhånd. Det er ikke anledning til å spise og drikke i disse rommene av hensyn til det tekniske utstyret. Røyking er strengt forbudt i alle Filmskolens lokaler. Rommene skal alltid være ryddet og låst, utstyr og lys avslått når rommet forlates. Vær påpasselig med å skru av utstyr som ikke er i bruk!
Merk at timeplanlagt undervisning alltid prioriteres før annen bruk av disse lokalene.
Bruk av Studio Lillehammer og Oslo
Studiotid bestilles hos studioansvarlig på Lillehammer, og hos teknisk avdeling i Oslo. Utenom bestilt tid skal ikke studioene benyttes.
Bygging i studio, som innebærer montering av settvegger o.l. skal godkjennes av byggeleder/studioleder. Dersom ekstern byggeansvarlig blir benyttet skal det avklares med teknisk avdeling. Dette for å ivareta personsikkerheten.
Etter bruk skal studioene ryddes og gulvet kostes. Den som bestiller studio er også ansvarlig for at opprydningen blir gjort skikkelig. Siste bruker av studioene er ansvarlig for opprydning. Dvs. at dersom en produksjon tar over et uryddet studio blir det den nye produksjonens ansvar å rydde studio etter bruk. Tid for dette må beregnes når studioet bestilles slik at de alltid er klare til nestemann som kommer. Dersom studioene ikke blir rengjort tilfredsstillende, kan rengjøring bli foretatt på produksjonens/linjens eget budsjett.
Søppel fra produksjoner skal bæres ut i søppelcontainer. Hver produksjon (alle i teamet) har ansvar for å rydde både studioene og fellesareal i forbindelse med en produksjon.
Opprydding fra produksjoner er alles ansvar, uavhengig av linje.
Sikkerhet og alarm Oslo
Lokalene er utstyrt med alarm.
For opphold i skolens lokaler benytter man inngangskort med kode for å komme inn. I prinsippet ”kjøper” du 4 timer om gangen når brikken er benyttet.
Dette gjelder alle årets dager. Når du forlater lokalene som siste person skal du sjekke at ingen vinduer er åpne og at alle lys er slukket. Du plikter å slå på alarmen ved å holde UT-knappen ved døren ved C7 inne i minimum 5 sekunder. Alarmen piper når den er igangsatt.
Du har da 45 sekunder på å forlate bygningen.